Montag, 5. April 2010

Outlook-Kalender auf mehreren Computern nutzen

Google Calendar Sync im Einsatz

Ich nutze Microsofts Email- und Terminverwaltung Outlook auf mehreren Rechnern: Da ist zum einen mein Office-Laptop, mein Netbook und auch mein heimischer PC.

Die Kalenderfunktion mit integrierter Terminverwaltung ist aus meiner Sicht eine der besten Funktionen ihrer Art und es gibt eine Vielzahl sogenannter Personal Information Manager (PIM)!

Outlook-Termine als privat kennzeichnen Ich pflege meinen Kalander nur an einem Rechner (dem “dienstlichen”), da dort die meisten Besprechungsanfragen eintrudeln. Auch private Termine trage ich dort ein, dann aber eben als “privat” gekennzeichnet, so dass der Zugriff über Kalenderfreigaben/Exchange entsprechend geschützt ist (siehe Bild). Bei Outlook 2007 ist diese Funktion übrigens als “Schloss” getarnt, bei Outlook 2003 war das noch eine normale Checkbox in der rechten, unteren Ecke eines Terminformulars.

Nun hat mal also einen gut gepflegten Kalender, dort stehen alle Termine drin, Geburtstage etc. – aber wie bekommt man diesen Kalender nun bequem (und regelmäßig!) auf die anderen Rechner?

Eine Möglichkeit ist das Exportieren des Kalenders in eine PST-Datei, die man am Zielrechner wieder entsprechend importiert. Das ist allerdings ein ziemlich nerviger und manueller Vorgang, zudem muss man die PST-Datei auf den Zielrechner bekommen (wobei sich dafür auch Dropbox anbietet).

Ich habe mich allerdings für eine deutlich bequemere Variante entschieden: Die Synchronisation der Kalender durch Zuhilfenahme des Google-Kalenders und Google Calendar Sync:

Eine der zahlreichen kostenlosen Dienste von Google ist deren Webkalender, den man unter http://calendar.google.com erreicht. Wer schon einen Google-Account hat, der kann den Kalender sofort nutzen, alle anderen müssen sich erst bei Google anmelden.

Google stellt eine kostenlose Windows-Software namens Google Calendar Sync zur Verfügung, mit der man seinen Outlook-Kalender ganz einfach mit dem Google-Kalender abgleichen kann:

Google Calendar

Outlook 2007 Kalender

Google Calendar Sync Die Software ist nach der Installation in der Taskleiste zu finden und bietet nur ein wenige Optionen: Man muss seinen Google-Accountnamen und das Passwort eingeben und auswählen, wie beide Kalender synchronisiert werden sollen: Es besteht die Möglichkeit eines bidirektionalen Abgleichs oder die Synchronisation in jeweils nur eine Richtung. Für meinen Anwendungsfall mit den 3 PCs ist die Einbahnstraße ausreichend, ich will an 2 Rechnern eine exakte Kopie des primären Kalenders haben. So ist auf dem einen PC also eine Synchronisation von Outlook zu Google eingerichtet und auf den anderen beiden der umgedrehte Fall: von Google zu Outlook! Als letztes kann man noch angeben, aller wie viel Minuten der Abgleich stattfinden soll, man kann den Vorgang aber auch jederzeit von Hand starten (rechte Maustaste auf dem Taskleistensymbol).

Vor dem ersten Synchronisationsvorgang sollte man eventuell alte Kalendereinträge auf den Zweitrechnern löschen, da es sonst zu Doppeleinträgen kommen kann (Outlook => Kalender => Ansicht => Aktuelle Ansicht => Alle Termine markieren und dann löschen).

Natürlich kann man auch die Zwei-Wege-Synchronisation nutzen, ich lasse aber die Finger davon: Ich habe schon zu viele Doppeleinträge manuell löschen müssen! Das Problem tritt zwar meist auf, wenn man mit mehr als zwei PCs und mit mehr als einem Programm Termine synchronisieren will (zum Beispiel zusätzlich noch zwischen Handy und PC), aber die sicherste Methode ist nun mal eine Kopie und keine Synchronisation.

Google Calendar Sync läuft offiziell nur unter Windows XP und Vista mit Outlook 2003 und 2007, funktioniert hier aber auch problemlos unter Windows 7 in 32 als auch 64 Bit. Zudem wird nur der primäre Kalender in Google unterstützt (man kann unter Google Kalender mehrere “Unterkalender” anlegen) und der Standardkalender von Outlook. Unbedingt auch die Hinweise beachten, wenn man vorher schon andere Software zum Kalenderabgleich benutzt hat (zum Beispiel das von mir in der Vergangenheit vorgestelle Syncing.NET, das zwar perfekt funktioniert allerdings keine Exchange-Postfächer unterstützt).

Download Google Calendar Sync

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